Questão de Arquivologia · FGV TJAM 2013 (nº 61)

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um conjunto de ferramentas e processos para organizar, armazenar e controlar documentos digitais de uma organização, facilitando o acesso e a segurança da informação.

• (A) Incorreta: Embora a eliminação seja uma etapa crucial do ciclo de vida dos documentos, ela é geralmente considerada parte da gestão do ciclo de vida ou da disposição final, que é gerenciada dentro da funcionalidade de gerenciamento, e não uma divisão funcional primária do GED no mesmo nível de captura, armazenamento e distribuição.
• (B) Correta: Esta alternativa apresenta as funcionalidades essenciais e mais comumente aceitas do GED. A captura é a entrada dos documentos no sistema (digitalização, importação); o gerenciamento envolve a organização, indexação, controle de versão e fluxos de trabalho; o armazenamento é a guarda segura dos documentos digitais; e a distribuição refere-se à disponibilização e compartilhamento dos documentos aos usuários autorizados.
• (C) Incorreta: A produção de documentos é a fase anterior ao GED, onde o documento é criado. O GED atua na gestão do documento após ou durante sua produção (se integrado a ferramentas de criação), mas "produção" não é uma funcionalidade do sistema GED em si, ao contrário de "captura" que se refere à entrada no sistema.
• (D) Incorreta: O termo recolhimento é mais associado à coleta de documentos físicos para um arquivo ou à fase de e-discovery/governança de dados digitais. No contexto de funcionalidades gerais do GED, "gerenciamento" é um termo mais abrangente e adequado para cobrir as operações de controle e organização dos documentos digitais.
• (E) Incorreta: A tramitação é uma funcionalidade importante de muitos sistemas GED, referindo-se ao fluxo de trabalho (workflow) dos documentos. No entanto, ela é geralmente considerada uma parte ou um aspecto avançado da funcionalidade de gerenciamento ou distribuição (quando se trata de mover documentos entre usuários/setores), e não uma divisão funcional primária separada no mesmo nível das demais.