Questão de Arquivologia · FGV TJAM 2013 (nº 55)

A Teoria das Três Idades classifica os documentos de arquivo em fases (corrente, intermediária e permanente) de acordo com sua frequência de uso e valor. A avaliação de documentos é o processo de analisar esses documentos para determinar seu valor e, consequentemente, seu destino final (guarda temporária, eliminação ou guarda permanente).

• (A) Correta: A aplicação dos critérios de avaliação (administrativo, legal, fiscal, histórico, etc.) efetiva-se na fase corrente. É neste momento que o documento é criado e utilizado ativamente, e sua importância primária é estabelecida. A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, que materializa esses critérios, é aplicada aos documentos desde sua produção, determinando seu ciclo de vida completo, incluindo o tempo de permanência em cada fase e seu destino final.
• (B) Incorreta: A fase intermediária é onde os documentos aguardam sua destinação final, após terem perdido a frequência de uso administrativa. A decisão sobre quanto tempo o documento fica nesta fase e qual será seu destino já foi, em grande parte, definida pela aplicação dos critérios de avaliação na fase corrente. Embora possa haver uma reavaliação pontual, a aplicação inicial e principal dos critérios ocorre na fase corrente. Armadilha da banca: Muitos associam "avaliação" com a "decisão final de descarte ou guarda permanente", que é executada ao final da fase intermediária. No entanto, a aplicação dos critérios que fundamenta essa decisão começa na fase corrente.
• (C) Incorreta: A fase permanente é o destino final dos documentos que já foram avaliados e considerados de valor secundário (histórico, probatório, informativo) para preservação definitiva. Não há aplicação de critérios de avaliação nesta fase, mas sim a preservação do resultado da avaliação anterior.
• (D) Incorreta: "Primária" não é uma fase reconhecida na Teoria das Três Idades para classificação de documentos. O termo "valor primário" refere-se ao valor administrativo, legal e fiscal que os documentos possuem nas fases corrente e intermediária.
• (E) Incorreta: "Secundária" não é uma fase reconhecida na Teoria das Três Idades para classificação de documentos. O termo "valor secundário" refere-se ao valor histórico, probatório e informativo que os documentos adquirem na fase permanente.