Questão de Arquivologia · FGV TJDFT 2022 (nº 37)

A ficha de protocolo é um formulário utilizado para registrar e controlar as informações essenciais de um documento desde o seu recebimento, passando pela sua movimentação interna (tramitação), até a sua saída (expedição), garantindo a rastreabilidade e organização.

• (A) Incorreta: Uma guia de fontes é um instrumento de pesquisa que descreve fundos ou coleções documentais, auxiliando o pesquisador a identificar onde encontrar informações, e não o registro de um documento individual em trânsito.
• (B) Incorreta: Um índice remissivo é uma lista alfabética de termos, nomes ou assuntos com referências às páginas ou locais onde são mencionados, servindo para consulta rápida do conteúdo, e não para o controle de movimentação de documentos.
• (C) Correta: A imagem apresenta os campos típicos de uma ficha de protocolo, como número, data de entrada, remetente, destinatário, assunto, tipo de documento e, crucialmente, o histórico de tramitação e expedição, que são elementos essenciais para o controle do ciclo de vida de um documento dentro de uma instituição.
• (D) Incorreta: Uma tabela de temporalidade é um instrumento que estabelece prazos de guarda e destinação final para os documentos, definindo por quanto tempo devem ser mantidos em cada fase (corrente, intermediária, permanente), e não um registro individual de um documento.
• (E) Incorreta: Um instrumento de pesquisa é uma ferramenta que facilita o acesso e a localização de informações nos acervos (como guias, inventários, catálogos). Embora a ficha de protocolo contenha metadados que podem ser úteis para pesquisa futura, sua função primária e direta, conforme a imagem, é o controle operacional do fluxo documental, e não a descrição de um acervo para acesso de pesquisadores. A armadilha da banca é que, embora a ficha contenha dados que podem ser pesquisados, sua finalidade principal é o controle do processo de protocolo.