Questão de Arquivologia · FGV TJDFT 2022 (nº 35)

A Guia de Recolhimento de Documentos é um formulário usado para registrar oficialmente a transferência de documentos de um setor ou arquivo para outro (geralmente para um arquivo de guarda), funcionando como um comprovante de entrega e recebimento.

• (A) Incorreta: Um índice é uma lista de termos ou nomes com referências para localizá-los em um documento ou conjunto de documentos, não o comprovante de uma transferência.
• (B) Incorreta: Um termo de avaliação é o documento que registra as decisões sobre a destinação final dos documentos (guarda permanente, eliminação, etc.), não o ato de recebê-los fisicamente.
• (C) Incorreta: Uma tabela de equivalência é usada para relacionar diferentes sistemas de classificação ou termos, não para formalizar a entrada de documentos.
• (D) Incorreta: Um instrumento de pesquisa é uma ferramenta (como guias, inventários, catálogos) que auxilia na localização e acesso aos documentos em um arquivo. Embora a guia de recolhimento contenha informações úteis, as tarefas descritas (conferir, assinar, devolver via) são específicas do processo de formalização da transferência e recebimento, que gera a guia, e não da sua função como ferramenta de pesquisa em si. A armadilha aqui é que a guia contém dados que podem ser usados para pesquisa, mas sua finalidade principal e as tarefas descritas são sobre o ato de recolhimento.
• (E) Correta: As tarefas descritas (atender e identificar o portador, conferir a listagem e as caixas, assinar e devolver uma via) são exatamente as etapas para formalizar o recolhimento de documentos e preencher/validar a Guia de Recolhimento, que serve como comprovante da transação.