Questão de Arquivologia · FGV TJAM 2013 (nº 50)

A classificação de documentos é o processo de organizar os documentos de um arquivo de forma lógica, agrupando-os por assuntos ou funções que desempenham, para facilitar sua localização e gestão. O Código de Classificação é a ferramenta que define essas categorias.

• (A) Incorreta: A identificação é o ato de reconhecer o tipo, a forma e o contexto de um documento (ex: é um ofício, um contrato). Embora seja um passo importante para entender o documento, a classificação não se baseia na sua identificação formal, mas sim no seu tema.
• (B) Incorreta: A indexação é a atribuição de termos ou palavras-chave para descrever o conteúdo de um documento e facilitar sua busca. É uma atividade complementar à classificação, que visa detalhar o acesso, mas não é a base para a organização primária do documento em classes funcionais ou temáticas.
• (C) Incorreta: A descrição arquivística é a criação de um registro que representa o documento ou um conjunto deles (título, data, produtor, etc.). É uma função arquivística distinta, que muitas vezes utiliza a classificação como um de seus elementos, mas a classificação não é baseada na descrição.
• (D) Correta: O trabalho de classificação dos documentos é realizado com base no conteúdo dos documentos. É o assunto, o tema ou a função que o documento registra que determina em qual categoria do Código de Classificação ele será alocado. Por exemplo, um documento sobre "licitação" será classificado na função "Aquisição de Bens e Serviços", independentemente de ser um edital ou um contrato.
• (E) Incorreta: A origem (ou proveniência) é um princípio fundamental da Arquivologia que determina que os documentos de um mesmo produtor devem ser mantidos juntos e não misturados com os de outros. No entanto, a classificação de um documento dentro do seu fundo de arquivo (determinado pela origem) é feita com base no seu conteúdo ou na função que ele cumpre, e não na sua origem em si. A origem define de quem são os documentos; o conteúdo define sobre o que são e, portanto, onde se encaixam no plano de classificação. Pegadinha: A proveniência é crucial para a organização geral do arquivo, mas a classificação específica de cada documento dentro de um plano de classificação funcional/temático depende do seu conteúdo.