Questão de Arquivologia · FGV TJDFT 2022 (nº 27)

A Gestão de Documentos organiza o ciclo de vida dos documentos em uma empresa. A primeira fase, conhecida como Produção ou Criação, é onde se define como os documentos são gerados, buscando padronização e eficiência para evitar problemas como a duplicação.

• (A) Correta: A primeira fase da Gestão de Documentos, a Produção/Criação, é onde se analisam e padronizam os documentos, racionalizando formulários e eliminando duplicações. O problema de documentos diferentes para o mesmo propósito, informações repetidas e formulários parecidos é resolvido ao controlar a origem e a forma como esses documentos são produzidos.
• (B) Incorreta: A segunda fase, Utilização/Tramitação, trata do fluxo e uso dos documentos após sua criação, ou seja, como eles circulam e são processados. A armadilha aqui é que o problema menciona "manuseados e controlados", que são atividades da tramitação, mas a causa raiz do grande volume (documentos repetidos e desnecessários) está na fase de produção, não apenas no seu manuseio.
• (C) Incorreta: A terceira fase, Avaliação/Destinação, define o tempo de guarda e o fim dos documentos (eliminação ou guarda permanente), não a sua criação ou padronização.
• (D) Incorreta: A quarta fase, Armazenamento/Disposição, refere-se à guarda física ou digital dos documentos, não à sua origem ou conteúdo.
• (E) Incorreta: Não há uma quinta fase padrão na maioria das metodologias de Gestão de Documentos.