Questão nº 69
Questão de Arquivologia · FGV TJ-SE Servidor 2023 (nº 69)
Um Sistema Informatizado de Gestão de Processos e Documentos
(GestãoDoc) deve atender aos requisitos mínimos estabelecidos
pelo MoReq-Jus. Em relação às características que um
GestãoDoc pode ou não ter, analise as afirmativas a seguir,
considerando V para a(s) verdadeira(s) e F para a(s) falsa(s).
( ) Em relação às mensagens de correio eletrônico, deve permitir
controles de gestão para dotar os usuários da capacidade de
capturar apenas mensagens e anexos previamente selecionados.
Esse procedimento requer que os usuários avaliem a pertinência
e a importância dos itens, bem como o risco de não os capturar.
( ) Os recursos de um GestãoDoc para controle do fluxo de
trabalho compreendem a tramitação de um documento apenas
após seu registro/captura.
( ) Deve registrar os documentos ou processos/dossiês não
digitais e digitais, utilizando os Planos de Classificação e Tabelas
de Temporalidade aplicáveis às áreas meio e fim.
A sequência correta é:
- AV, F, V; (alternativa correta)
- BV, V, V;
- CF, F, V;
- DF, F, F;
- EV, F, F.
Resposta comentada
Gabarito Alternativa A
MoReq-Jus é um conjunto de requisitos para sistemas de gestão de documentos e processos eletrônicos, adaptado para o contexto brasileiro, que busca garantir a autenticidade, confiabilidade e acesso aos documentos digitais ao longo do tempo.
- (A) Correta:
- (V) Em relação às mensagens de correio eletrônico, deve permitir controles de gestão para dotar os usuários da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos previamente selecionados. Esse procedimento requer que os usuários avaliem a pertinência e a importância dos itens, bem como o risco de não os capturar. Um sistema de gestão documental (GestãoDoc) deve permitir a captura seletiva de e-mails, pois nem todas as mensagens são documentos. O usuário precisa ter a ferramenta para identificar e capturar apenas o que é relevante para a instituição, exercendo um juízo de valor sobre a pertinência e importância, o que está em linha com os princípios de gestão de documentos eletrônicos do MoReq-Jus.
- (F) Os recursos de um GestãoDoc para controle do fluxo de trabalho compreendem a tramitação de um documento apenas após seu registro/captura. A armadilha aqui é a palavra "apenas". Embora a tramitação formal de um documento já existente e sob gestão ocorra após sua captura, um sistema de fluxo de trabalho (workflow) pode gerenciar etapas anteriores à captura formal do documento final, como a criação, revisão e aprovação de um rascunho. O fluxo de trabalho pode abranger todo o ciclo de vida do documento, incluindo fases pré-captura.
- (V) Deve registrar os documentos ou processos/dossiês não digitais e digitais, utilizando os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade aplicáveis às áreas meio e fim. Um GestãoDoc, conforme MoReq-Jus, deve gerenciar tanto documentos digitais quanto os registros de documentos físicos (não digitais). A aplicação de Planos de Classificação (para organizar por assunto/função) e Tabelas de Temporalidade (para definir prazos de guarda e destinação) é fundamental e universal para a gestão de todos os documentos da instituição, sejam eles de atividades-meio (administrativas) ou atividades-fim (finalísticas), garantindo a organização e a destinação correta.
Fonte: FGV TJ-SE Servidor 2023 Analista Judiciário - Arquivologia (Caderno Tipo 1). Reproduzida para fins de estudo.