Questão de Arquivologia · FGV TJ-SE Servidor 2023 (nº 44)

O ciclo vital dos documentos é como a "vida" de um papel, que passa por três fases: arquivo corrente (quando é muito usado), arquivo intermediário (quando é pouco usado, mas ainda importante por um tempo) e arquivo permanente (quando tem valor histórico e é guardado para sempre).

• (A) Incorreta: Eliminar um documento que "ainda precisa cumprir o prazo legal" é um erro grave, pois desrespeita a legislação e pode trazer consequências legais.
• (B) Correta: Quando um documento tem pouca consulta, mas ainda precisa cumprir um prazo legal, ele deve ser transferido para o arquivo intermediário. Isso racionaliza o espaço físico no arquivo corrente (que é mais caro e de acesso rápido), liberando-o para documentos de uso diário, enquanto o documento aguarda seu destino final (eliminação ou recolhimento permanente).
• (C) Incorreta: O arquivo intermediário não visa "facilitar o uso", mas sim gerenciar documentos com baixa frequência de consulta que ainda possuem valor legal/administrativo. A facilidade de uso é característica do arquivo corrente. Esta é a armadilha da banca, pois a destinação (arquivo intermediário) está correta, mas o objetivo (facilitar o uso) está errado.
• (D) Incorreta: O arquivo permanente é para documentos de valor histórico, probatório ou informativo que serão guardados indefinidamente, não apenas para cumprir um prazo legal. Além disso, o objetivo principal de transferir para o intermediário é racionalizar espaço e custos no curto/médio prazo, não "minimizar custos" do permanente nesta fase.
• (E) Incorreta: Documentos são recolhidos para o arquivo permanente por seu valor histórico/cultural, não apenas por "razões legais" de prazo. As razões legais ditam o tempo de guarda, que é gerenciado no arquivo intermediário.