Questão de Arquivologia · FGV TJ-SE Servidor 2023 (nº 45)

O arranjo documental é a organização física dos documentos de um arquivo, seguindo uma ordem lógica para facilitar o acesso e a recuperação da informação, mantendo a proveniência (origem) e a ordem original (sequência em que foram criados). Um fundo fechado é um conjunto de documentos de uma entidade que não existe mais, ou seja, não produzirá novos registros.

• (A) Incorreta: Embora o número de matrícula seja um identificador único e estável, ele não é tão intuitivo para a maioria dos usuários externos (ex-funcionários ou seus dependentes) que buscam documentos, pois eles geralmente se lembram do nome, não do número. A armadilha aqui é que a matrícula é muito usada em sistemas ativos de RH, mas para um arquivo permanente e para acesso por usuários, o nome é mais universal.
• (B) Incorreta: Organizar por cargo dificultaria a localização de todos os documentos de um mesmo funcionário, já que ele pode ter ocupado diversos cargos ao longo de sua carreira na empresa. Isso fragmentaria o dossiê individual.
• (C) Correta: Organizar pelo nome, em ordem alfabética, é a forma mais lógica e eficiente para dossiês de funcionários em um fundo fechado. Isso atende diretamente às necessidades de busca por ex-funcionários e seus dependentes (que se lembrarão do nome), facilita a organização e a recuperação, e o nome é um dado estável (conforme as dicas da questão).
• (D) Incorreta: Misturar critérios de arranjo (cargos e matrículas) resultaria em uma organização confusa e inconsistente, tornando a busca e a recuperação muito mais difíceis, além de não manter a integridade do dossiê de cada funcionário.
• (E) Incorreta: Assim como a organização por cargo, a organização por setor também fragmentaria os dossiês individuais, pois um funcionário pode ter trabalhado em diferentes setores ao longo do tempo, dificultando a reunião de todas as suas informações.