Questão nº 52
Questão de Arquivologia · FGV TJ-SE Servidor 2023 (nº 52)
Uma equipe de consultoria em organização de arquivos começou
a trabalhar em uma empresa pública que funciona desde 1973.
Encontrou uma massa documental acumulada, em que não
foram feitas a classificação nem a avaliação na idade corrente, e
que está desorganizada.
O procedimento para a eliminação de documentos, seguindo os
preceitos arquivísticos e a legislação pertinente, deve ser:
guarda;
originais;
dos originais;
documentos acumulados;
entrevistas, a partir de levantamento feito nos documentos.
- Aa guarda da totalidade dos documentos, com terceirização da
- Ba digitalização da totalidade dos documentos e o descarte dos
- Ca microfilmagem da totalidade dos documentos e o descarte
- Da eliminação por amostragem, com base na quantidade de
- Ea pesquisa dos prazos de guarda com base na legislação e em (alternativa correta)
Resposta comentada
Gabarito Alternativa E
Quando uma empresa pública tem muitos documentos antigos e bagunçados (a massa documental acumulada) que nunca foram organizados ou avaliados, o primeiro passo para decidir o que pode ser jogado fora (eliminado) é entender o valor e o tempo de guarda desses documentos. Isso é feito através de um processo chamado avaliação, que determina por quanto tempo cada documento deve ser mantido, seja por lei, por necessidade administrativa ou por seu valor histórico.
(A) Incorreta: Guardar todos os documentos indefinidamente é ineficiente e caro, contrariando os princípios da gestão arquivística que buscam otimizar espaço e recursos; a terceirização não elimina a necessidade de avaliação.
(B) Incorreta: A digitalização é uma técnica de preservação e acesso, não uma etapa de avaliação. Digitalizar tudo antes de saber o que realmente precisa ser guardado é um gasto desnecessário e não resolve a questão da eliminação legal, que exige a determinação do valor e prazo de guarda.
(C) Incorreta: Assim como a digitalização, a microfilmagem é uma técnica de preservação. Microfilmar a totalidade dos documentos sem avaliação prévia é ineficaz e não é o procedimento correto para a eliminação, que deve ser baseada no valor e prazo de guarda.
(D) Incorreta: A eliminação por amostragem é uma técnica específica aplicada a documentos de valor secundário homogêneo e massificado, após a avaliação ter determinado que a totalidade não precisa ser guardada, e não um método geral para uma massa documental desorganizada e não avaliada. A armadilha aqui é que a amostragem pode parecer uma solução para a "quantidade", mas não é o método primário para avaliar o que deve ser guardado ou eliminado em uma massa acumulada e desconhecida.
(E) Correta: Para eliminar documentos de forma correta e legal, é fundamental pesquisar os prazos de guarda definidos pela legislação e pelas necessidades administrativas (obtidas por entrevistas com os usuários), após um levantamento do que existe. Este é o processo de avaliação que precede qualquer eliminação, garantindo que nenhum documento de valor seja descartado indevidamente.
Fonte: FGV TJ-SE Servidor 2023 Analista Judiciário - Arquivologia (Caderno Tipo 1). Reproduzida para fins de estudo.