Questão de Arquivologia · FGV TJ-SE Servidor 2023 (nº 50)

Ao abrir um novo processo administrativo, o setor de protocolo da instituição realiza a identificação e organização inicial dos documentos, garantindo que eles sejam registrados e localizados corretamente ao longo de sua vida útil. Essa etapa é fundamental para a gestão documental eficiente.

(A) Incorreta: Incluir informações em ata de reunião é uma atividade relacionada ao registro de discussões e decisões de um encontro, não uma etapa padrão para a abertura de um processo administrativo no protocolo.
(B) Incorreta: Arquivar o processo no setor do protocolo sugere o armazenamento final ou de guarda intermediária. Ao ser aberto, o processo está em fase ativa e geralmente circulará, não sendo imediatamente arquivado no sentido de guarda permanente.
(C) Incorreta: Avaliar o documento e estabelecer seu prazo de guarda são atividades cruciais da gestão arquivística, mas são realizadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) ou por arquivistas, com base em tabelas de temporalidade e planos de classificação previamente definidos. O protocolo, ao abrir o processo, aplica a classificação que já implica um prazo de guarda, mas não estabelece esse prazo para cada novo processo individualmente. Armadilha da banca: Esta alternativa é tentadora porque a avaliação e o prazo de guarda são conceitos importantes em arquivologia. No entanto, a função do protocolo ao abrir um processo é aplicar as regras existentes (como a classificação), não criar ou estabelecer novas regras de temporalidade para cada documento.
(D) Correta: Atribuir um código de classificação é uma das primeiras e mais importantes atividades ao abrir um processo. Com base no plano de classificação da instituição, o protocolo identifica o assunto do processo e lhe confere um código que o categoriza, facilitando sua organização, tramitação e futura recuperação.
(E) Incorreta: Enviar para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) não é uma atividade diária do protocolo para cada novo processo. A CPAD atua na elaboração e revisão de instrumentos de gestão (como planos de classificação e tabelas de temporalidade) e na autorização de eliminação de documentos, não no processamento inicial de cada processo.