Questão nº 39
Questão de Arquivologia · FGV PCAM 2021 (nº 39)
Devemos entender por ciclo vital dos documentos as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde a produção até a guarda permanente ou eliminação. A fase da gestão de documentos que compreende os elementos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, além da gestão de arquivos correntes e intermediários, é a
- A1ª Fase – Produção.
- B2ª Fase – Utilização. (alternativa correta)
- C3ª Fase – Destinação.
- D4ª Fase – Permanente.
- E5ª Fase – Histórico.
Resposta comentada
Gabarito Alternativa B
O ciclo vital dos documentos é o percurso que um documento faz desde sua criação até seu destino final, que pode ser a guarda permanente ou a eliminação. Ele é dividido em fases que refletem o valor e a frequência de uso do documento ao longo do tempo.
- (A) Incorreta: A produção é a fase de criação do documento. As atividades descritas na questão (protocolo, classificação, organização, gestão de arquivos correntes e intermediários) ocorrem após ou durante a utilização do documento, não apenas em sua criação.
- (B) Correta: Esta fase abrange a vida ativa do documento, desde sua entrada (protocolo) até sua consulta e organização nos arquivos correntes e intermediários. As técnicas de classificação, organização e recuperação são fundamentais para garantir o acesso e o uso eficiente dos documentos enquanto eles possuem valor administrativo e legal.
- (C) Incorreta: A destinação é a fase em que se decide o futuro do documento – se será eliminado ou guardado permanentemente. As atividades listadas na questão (protocolo, classificação, organização, gestão de arquivos correntes e intermediários) são de gerenciamento contínuo, não a decisão final sobre o destino. A armadilha aqui é confundir a gestão ativa dos documentos com a decisão final sobre o que fazer com eles.
- (D) Incorreta: A fase permanente (ou terceira idade) é onde os documentos de valor histórico são preservados indefinidamente. As atividades descritas na questão são de gestão de documentos em uso administrativo (correntes e intermediários), não de documentos já considerados históricos.
- (E) Incorreta: "Histórico" é sinônimo de "permanente" no contexto da arquivologia, referindo-se aos documentos que já passaram pela fase de destinação e foram selecionados para guarda definitiva devido ao seu valor informativo e probatório. As atividades listadas são anteriores a essa fase.
Fonte: FGV PCAM 2021 Escrivão de Polícia - 4ª Classe (Caderno Tipo 1). Reproduzida para fins de estudo.