Questão de Arquivologia · FCC DPE-RS 2017 (nº 32)

A produção de documentos em qualquer organização não acontece por acaso. Ela é um reflexo direto das atividades que a instituição precisa realizar e das regras que ditam como essas atividades devem ser feitas.

• Conceito-chave: A criação de documentos é uma consequência natural das funções (as atividades e responsabilidades) de uma instituição e das normas (leis, regulamentos, procedimentos) que guiam a execução dessas funções.

• (A) Incorreta: O quadro de arranjo e os setores de protocolo e arquivo lidam com a organização e guarda de documentos já existentes ou recebidos, não com a sua produção inicial. A produção precede o arranjo.

• (B) Incorreta: O CONARQ estabelece normas gerais para a gestão documental, mas não determina a produção específica de cada documento dentro de uma instituição. Ele orienta como gerir o que é produzido, não o que deve ser produzido.

• (C) Incorreta: Tabelas de temporalidade e planos de classificação são ferramentas de gestão que se aplicam a documentos já produzidos ou em processo de produção. Eles organizam e definem o destino dos documentos, mas não são a causa de sua criação. A necessidade de criar um documento vem antes da sua classificação ou da definição de sua temporalidade.

• (D) Incorreta: A legislação arquivística estabelece as regras e princípios gerais para a gestão de documentos (como a obrigatoriedade de guarda), mas não dita a criação específica de documentos para cada função da instituição. Ela regula a gestão do que é produzido.

• (E) Correta: A produção de documentos é intrinsecamente ligada às funções que a instituição desempenha (suas atividades e responsabilidades) e às normas (leis, regulamentos, procedimentos internos) que regulam como essas funções devem ser executadas. Os documentos são criados como instrumentos ou registros dessas funções e em conformidade com as regras estabelecidas.