Questão de Arquivologia · FGV TJ-MS 2024 (nº 25)

Para organizar documentos arquivísticos em um arquivo corrente, que são aqueles usados no dia a dia de uma instituição, o processo inicial é agrupar esses documentos de forma lógica, de acordo com as funções e atividades que os geraram. Esse agrupamento é conhecido como classificação.

• (A) Incorreta: O quadro de arranjo é usado para organizar fisicamente ou logicamente os documentos dentro de uma estrutura já classificada, refletindo a estrutura da entidade produtora, e não para a classificação inicial por assunto/função.
• (B) Correta: O plano de classificação é o instrumento que estabelece as categorias e subcategorias (assuntos/funções) sob as quais os documentos são agrupados desde sua produção ou recebimento, sendo a base para a organização intelectual inicial em um arquivo corrente.
• (C) Incorreta: Instrumentos de pesquisa (como guias, inventários) são criados depois que os documentos já foram organizados (classificados, arranjados e descritos), para facilitar o acesso à informação.
• (D) Incorreta: A tabela de equivalência é utilizada para correlacionar diferentes sistemas de classificação ou termos, geralmente em processos de migração ou integração, e não como instrumento inicial de organização de um arquivo.
• (E) Incorreta: A tabela de temporalidade serve para definir o tempo de guarda dos documentos e seu destino final (eliminação ou guarda permanente), sendo um instrumento de avaliação e destinação. Embora essencial na gestão documental, ela é elaborada com base na classificação dos documentos, não sendo o instrumento inicial para a organização intelectual por assunto/função. A armadilha da banca é confundir a importância da gestão do ciclo de vida com a etapa inicial de classificação, pois a classificação precede a avaliação de temporalidade.