Questão de Arquivologia · FCC TRT15 2024 (nº 37)

Para ter controle total sobre os documentos, desde quando são criados até seu destino final, é essencial que todos os setores envolvidos trabalhem juntos, seguindo as mesmas regras. Isso garante que nenhum documento se perca e que sua história seja sempre rastreável.

• A) Incorreta: O setor de protocolo tem responsabilidades muito mais amplas, incluindo registro, classificação e distribuição interna, não se limitando apenas à autuação (abertura de processos) e expedição (envio).
• B) Incorreta: A autuação (criação de um processo ou dossiê) de documentos não pode dispensar qualquer registro preliminar; pelo contrário, a autuação é um tipo de registro inicial que garante o controle e a rastreabilidade desde o começo.
• C) Incorreta: O registro de documentos deve ocorrer o mais cedo possível (na entrada ou produção) para garantir o controle e a rastreabilidade durante toda a sua tramitação, e não apenas no final.
• D) Incorreta: A tramitação (movimentação) de documentos envolve tanto o fluxo externo (para fora da instituição) quanto o fluxo interno (entre as unidades administrativas da própria instituição).
• (E) Correta: Para um controle pleno dos documentos, é fundamental que o setor de protocolo (que lida com os documentos no início de sua vida) e o setor de arquivo (que gerencia os documentos em todas as fases) trabalhem de forma integrada. Essa integração e a padronização dos procedimentos técnicos garantem a continuidade do controle, a aplicação correta das normas arquivísticas e a eficiência na gestão documental desde a produção até a destinação final.