Questão de Arquivologia · FCC TRT15 2024 (nº 36)

Um plano de classificação é um esquema que organiza os documentos de uma instituição de acordo com suas funções e atividades, facilitando a localização e o gerenciamento. A primeira etapa para criar esse plano é entender profundamente a instituição que ele servirá.

• (A) Incorreta: Detalhar a estrutura e levantar as atribuições das áreas-fim é uma etapa importante, mas é uma parte do estudo mais amplo da instituição, não a primeira etapa em si. É um aprofundamento que vem depois de uma compreensão geral. Armadilha: Parece uma boa primeira etapa porque você precisa saber isso, mas é mais específico do que o estudo geral da organização.
• (B) Incorreta: Atribuir códigos é uma etapa posterior, que só pode ser feita depois que as séries documentais forem identificadas e organizadas, o que exige um conhecimento prévio da instituição.
• (C) Incorreta: Padronizar nomes é uma atividade de refinamento e organização da informação coletada, não a etapa inicial de levantamento e estudo.
• (D) Incorreta: Determinar funções, subfunções e atividades é um resultado do estudo da estrutura e funcionamento da instituição, não a etapa inicial que o precede.
• (E) Correta: Estudar a estrutura administrativa e o funcionamento do órgão/entidade é a etapa inicial e fundamental. Antes de classificar qualquer documento, é preciso compreender o propósito, a organização, os processos e as responsabilidades da instituição, pois os documentos são um reflexo de suas atividades.